zgarnijpremie.pl » Poradniki » Konta firmowe - poradniki » Zmiana konta firmowego – krok po kroku

Zmiana konta firmowego – krok po kroku

28 marca 2024 Komentarze ok. 6 minut czytania Oceń!

Justyna Redzik
Z wykształcenia ekonomistka specjalizująca się w prawe w biznesie oraz logistyk …
[email protected]

Zmiana konta firmowego to częsta praktyka wśród przedsiębiorców. Na rynku pojawiają się coraz to nowe, korzystniejsze od poprzednich oferty kont firmowych. Dlaczego by zatem z nich nie skorzystać? Podpowiadamy, co krok po kroku należy zrobić, kiedy planujesz przeniesienie konta firmowego do innego banku!

Niemalże wszyscy przedsiębiorcy posiadają dzisiaj konto firmowe. To rozwiązanie, które bardzo ułatwia codzienne prowadzenie działalności gospodarczej. Konto zakłada się na początku prowadzenia firmy, a jego numer zgłasza do odpowiednich urzędów. Nie ma jednak żadnych przeciwwskazań ku temu, aby ten numer zmienić lub dodać kolejny, kiedy znajdzie się korzystną ofertę rachunku. Warto jednak wiedzieć, co krok po kroku w takiej sytuacji należy zrobić.

Spis treści

Krok 1. Uruchomienie nowego rachunku

Jeśli Twoim zamiarem jest zmiana konta firmowego, to pierwszym krokiem, jaki powinieneś wykonać, jest znalezienie najlepszej oferty nowego rachunku. Kolejno należy uruchomić nowy rachunek. Większość banków dopuszcza możliwość złożenia wniosku o otworzenie konta w sposób zdalny.

Aby zawnioskować o firmowy rachunek bankowy, konieczne jest posiadanie danych, takich jak:

nazwa firmy;
adres przedsiębiorstwa;
numer NIP;
numer REGON;
dane właściciela firmy;
numer PKD głównego rodzaju działalności.

Chociaż wniosek o rachunek możesz złożyć zdalnie, to umowę o jego założenie najczęściej należy podpisać osobiście. Można to zrobić w wybranym oddziale banku lub za pośrednictwem kuriera. Jedynie nieliczne instytucje umożliwiają przeprowadzenie całego procesu całkowicie online, dokładnie tak samo, jak ma to miejsce w przypadku kont osobistych.

Krok 2. Zamknięcie lub pozostawienie starego konta firmowego

Firmy najczęściej nie decydują się na prowadzenie kilku rachunków firmowych. Kiedy otwierają nowy, to poprzedni chcą zamknąć, aby nie generował on dodatkowych i zupełnie niepotrzebnych opłat. Pamiętaj jednak, żeby nie zamykać starego rachunku bankowego zbyt wcześnie.

Jeśli nie wszystkie wystawione przez Ciebie faktury zostały jeszcze opłacone, bo na przykład któryś z klientów spóźnia się z płatnością lub oferujesz sprzedaż z odroczonym terminem płatności, to zaczekaj na uregulowanie wszystkich należności. Kiedy nie będziesz spodziewał się już żadnych przelewów na stare konto, to z powodzeniem będziesz mógł je zamknąć.

Niestety większość banków wymaga, aby zamykać konto podczas osobistej wizyty w oddziale. Po złożeniu odpowiedniego wniosku konieczne będzie jeszcze odczekanie okresu wypowiedzenia, po którym rachunek zostanie zamknięty. Warto jednak pamiętać, że na dzień planowanego zamknięcia rachunku nie może na nim widnieć żadna zaległość. Jeśli tak się stanie, to konto nie zostanie zamknięte.

Czy mogę zostawić dwa rachunki firmowe?

Jeśli nie chcesz, to wcale nie musisz dokonywać likwidacji rachunku bankowego związanego z Twoją firmą. Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby przedsiębiorca dysponował dwoma rachunkami firmowymi. Warto jednak, aby taka decyzja nie wiązała się z koniecznością ponoszenia dodatkowych i całkiem niepotrzebnych opłat.

Krok 3. Jak zgłosić zmianę konta firmowego do Urzędu Skarbowego?

Zmiana numeru rachunku bankowego powinna zostać niezwłocznie zgłoszona do Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami za niedopełnienie tego obowiązku przedsiębiorca może zostać ukarany karą grzywny lub mandatu.

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą dokonać zgłoszenia zmiany rachunku firmowego online za pośrednictwem strony internetowej biznes.gov.pl. Strona będzie wymagała zalogowania się przy pomocy Profilu Zaufanego, e-dowodu lub bankowości elektronicznej.

Po pozytywnej weryfikacji tożsamości, a więc zalogowaniu się, będzie można dokonać aktualizacji danych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W tym celu wykorzystuje się wniosek CEIDG-1.

Jeśli zmianie uległ wyłącznie numer rachunku, to nie ma potrzeby wypełniania całego druku. Wystarczy podać nowy numer konta. Uwaga! Na wniosku jest miejsce wyłącznie na jeden numer rachunku. Kiedy więc zdecydowałeś się zachować dwa numery, to konieczne będzie wypełnienie załącznika CEIDG-RB.

Spółki zmiany w zakresie numerów rachunków bankowych zgłaszają przy wykorzystaniu formularza NIP-2. Jeśli nie zmieszczą się na nim wszystkie numery rachunków, to przedsiębiorca powinien wypełnić załącznik NIP-8.

Przedsiębiorcy mają 7 dni na poinformowanie Urzędu Skarbowego o zmianie numeru rachunku. Warto pamiętać, że obowiązkiem jest nie tylko zgłoszenie zmiany rachunku, ale również założenia kolejnego. Urzędy powinny znać numery wszystkich kont, jakimi dysponują przedsiębiorcy.

Krok 4. Jak przebiega zmiana konta firmowego w ZUS?

Na poinformowanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) o zmianie numeru rachunku bankowego lub założeniu kolejnego konta, przedsiębiorcy mają 14 dni, a więc dwa razy więcej czasu, niż ma to miejsce w przypadku Urzędu Skarbowego.

Spółki dokonują aktualizacji w ZUS w kwestii zmian w zakresie numerów rachunków bankowych na druku ZUS ZBA. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych jest znacznie łatwiej, ponieważ tutaj wystarczy wypełnić jeden formularz CEIDG-1, aby informacje w nim zawarte zostały automatycznie przekazane zarówno do ZUS-u, jak również do US.

Krok 5. Poinformowanie kontrahentów o zmianie numeru rachunku bankowego

O zmianie rachunku bankowego powinni zostać poinformowani również kontrahenci. Koniecznie nie zapomnij o wprowadzeniu zmiany na stronie internetowej, fakturach, kontach na portalach aukcyjnych i we wszystkich miejscach, w których figuruje stary numer rachunku. O zmianie należy też poinformować firmę obsługującą Twoje terminale płatnicze.

Jeśli posiadasz klientów lub kontrahentów, z którymi współpracujesz w sposób regularny, to informację o zmianie rachunku prześlij im w osobnym mailu. Możliwe, że te podmioty mają Twój stary numer zapisany na liście odbiorców przelewów i mogą nie zauważyć tej zmiany na fakturze.

Podsumowując, nie ma żadnych przeciwwskazań, aby przedsiębiorca dokonał zmiany firmowego rachunku bankowego. Nic również nie stoi na przeszkodzie, aby firma posiadała więcej niż jedno konto w banku. Ważne jednak, aby zmianie konta firmowego towarzyszyło dokonanie odpowiedniego zgłoszenia do US oraz ZUS-u. Zgłoszenie zmiany konta firmowego powinno nastąpić w terminie 7 (US) lub 14 (ZUS) dni od utworzenia rachunku.