Przelewy z konta firmowego na prywatne. Wszystko, co musisz wiedzieć na ten temat

Prowadzenie działalności gospodarczej niesie za sobą wiele poważnych wyzwań, ale powstają również mniejsza, praktyczne pytania natury finansowej. Jedną z niejasnych i nieoczywistych kwestii jest relacja pomiędzy kontem firmowym a prywatnym. W artykule postaramy się odpowiedzieć na pytania, czy przelewy z konta firmowego na prywatne są legalne, a także czy możemy dokonywać płatności osobistych z rachunku prowadzonej przez nas firmy.

fot. vectory_nt/shutterstock.com

Na koniec 2022 roku liczba zarejestrowanych, aktywnie działających przedsiębiorstw w Polsce sięgała około 2,5 miliona, nie uwzględniając jednocześnie osób fizycznych, które zdecydowały się na założenie spółek cywilnych jako jedyną formę prowadzenia działalności. Główny Urząd Statystyczny (GUS) podaje, że liczba z kolei zarejestrowanych spółek handlowych wynosi 500 399, jednak tylko 461 126 z nich prowadzi aktywną działalność gospodarczą. Te formy działalności różnią się między sobą wieloma aspektami. My zajmiemy się kwestiami związanymi z przelewami firmowymi i prywatnymi. 

Kiedy musisz posiadać konto firmowe?

Od wielu lat osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie są zobowiązane do posiadania osobnego konta firmowego. Są jednak wyjątki od tej zasady, gdyż według obowiązujących przepisów, mikroprzedsiębiorcy mają możliwość prowadzenia działalności gospodarczej bez posiadania konta firmowego, pod warunkiem, że w ciągu jednego z dwóch ostatnich lat zatrudniali poniżej 10 pracowników oraz wygenerowali roczny obrót netto nie wyższy niż 2 miliony euro. W związku z tym, jeżeli zatrudniamy większą liczbę pracowników lub operujemy większymi kwotami, konto firmowe będzie niezbędne. 

Dodatkowo przedsiębiorcy korzystający z konta osobistego w ramach swojej firmy nie będą mogli skorzystać z podzielonej płatności (split payment), ponieważ bank nie utworzy dla nich dodatkowego subkonta przeznaczonego na VAT.

W przypadku wszelkiego rodzaju spółek osobowych lub kapitałowych, ale także fundacji, stowarzyszeń i kościołów prowadzących działalność gospodarczą konieczne będzie założenie osobnego konta firmowego. 

Czy z konta firmowego można robić prywatne przelewy?

Najpierw trzeba odróżnić kilka sytuacji, by móc odpowiedzieć na tak zadane pytanie:

1. Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej 
2. Prowadzenie spółki osobowej
3. Prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. 

1. Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jednoosobowa działalność gospodarcza wiąże się z najmniejszą liczbą ograniczeń w tej kwestii. Prawo w tym przypadku utożsamia firmę z osobą, która ją założyła i prowadzi. Przelew z konta firmowego na konto osobiste jest zatem możliwy i legalny. Nie ma również przeciwwskazań, aby dokonywać zakupów prywatnych, płacąc kartą powiązaną z kontem firmowym. Jednak ważne jest, aby nie uwzględniać tych prywatnych wydatków jako kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

2. Spółki osobowe 

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest mniej skomplikowane i zawiłe niż takich form prawnych, jak spółka jawna, cywilna czy komandytowa, gdzie wielu wspólników ma dostęp do wspólnego konta bankowego. W takiej sytuacji niedopuszczalne jest swobodne przelewanie pieniędzy na konto prywatne i odwrotnie.

3. Spółki kapitałowe
Na koniec omówimy sytuację w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej. Zasady ich funkcjonowania reguluje ustawa Kodeks spółek handlowych, Tutaj rygor także jest bardzo dotkliwy. Sprawa wygląda podobnie jak w przypadku spółek osobowych. Prawo traktuje pieniądze spółki jako należące do niej jako takiej. Wszelkie pozaformalne wyjęcie gotówki z konta takiej firmy traktuje się podobnie do sytuacji, jakbyśmy bez pytania wyciągnęli pieniądze z portfela innej osoby. Korzystanie z funduszy firmowych na cele prywatne jest sprzeczne z prawem i może prowadzić do nałożenia kary przez Urząd Skarbowy. 

Jeżeli dojdzie do przypadkowego użycia spółkowych pieniędzy na cele prywatne, należy niezwłocznie zwrócić wydane środki. W odniesieniu do wykorzystanych przez nas pieniędzy należy je zaksięgować jako pożyczkę od spółki. Nie należy zakładać, że nasze działania pozostaną niezauważone. W przypadku, gdy Urząd Skarbowy rozpocząłby postępowanie w sprawie wykorzystania środków firmowych na cele prywatne, wszelkie zmiany w księgowości stają się niemożliwe. Wówczas narażamy się na karę finansową, nawet jeśli nie mieliśmy nic niezgodnego z prawem na myśli.

Dlaczego warto mieć osobne konto firmowe?

Posiadanie firmowego konta bankowego nie zawsze jest obowiązkowe, bowiem formalnie wystarczające jest  używanie konta osobistego. Z drugiej jednak strony istnieje więcej powodów, dla których warto mieć oddzielne konto firmowe:

1. Separacja finansów osobistych i biznesowych: pozwala na wyraźne rozdzielenie finansów prywatnych od firmowych, co ułatwia kontrolowanie wydatków i przychodów związanych z prowadzoną działalnością. 
2. Utrudnienie dostępu do konta urzędom: przy realizacji przelewów biznesowych z konta prywatnego, ZUS oraz Urząd Skarbowy uzyskują możliwość wglądu w pełen zestaw wszystkich transakcji.
3. Profesjonalizm: prowadzenie konta firmowego czasem podnosi wiarygodność i wizerunek firmy w oczach klientów czy partnerów biznesowych.
4. Łatwiejsza obsługa księgowa: łatwiej śledzić transakcje biznesowe co z kolei przekłada się na przejrzystą analizę finansów. 
5. Ułatwienie w uzyskiwaniu kredytów i pożyczek: banki czasem wymagają oddzielnego konta firmowego w celu udzielenia kredytu czy pożyczki na rozwój działalności. Jego posiadanie ułatwia bowiem czytelne przedstawienie historii finansowej firmy i zwiększa szansę na uzyskanie finansowania.
6. Dostęp do usług bankowych dedykowanych przedsiębiorcom: instytucje bankowe  oferują różnorodne produkty i usługi dostosowane do potrzeb przedsiębiorców, takie jak kredyty inwestycyjne, linie kredytowe, usługi obsługi płatności, czy składanie wniosków o dotacje unijne. 

Ile kosztuje konto firmowe?

Koszty związane z prowadzeniem rachunku firmowego różnią się w zależności od banku i rodzaju oferowanego rachunku. Zwykle jednak są one wyższe niż w przypadku prowadzenia konta prywatnego. Niektóre banki oferują konta firmowe bez opłat miesięcznych, zwłaszcza dla nowo powstałych przedsiębiorstw lub na okres promocyjny. Jednak zazwyczaj wiążą się z nimi inne opłaty, takie jak prowizje za przelewy, obsługę karty płatniczej czy korzystanie z kredytu w rachunku bieżącym. 

Przy wyborze konta firmowego warto zwrócić uwagę na następujące opłaty:

1. Opłata za prowadzenie rachunku: może być naliczana miesięcznie lub rocznie. W niektórych przypadkach opłata ta może być zerowa, zwłaszcza dla nowych przedsiębiorstw lub przy spełnieniu określonych warunków (np. minimalne saldo na koncie).
2. Opłaty za przelewy: różne banki mają różne stawki za przelewy krajowe, zagraniczne, w walutach obcych czy ekspresowe. Osobno mogą być także traktowane przelewy na rzecz Urzędu Skarbowego lub ZUS, szczególnie że są one dokonywane cyklicznie.
3. Liczba darmowych przelewów:  część banków limituje miesięczną liczbę darmowych przelewów. 
4. Opłata za kartę płatniczą: należy zwrócić uwagę, ile nas będzie kosztowało posiadanie firmowej karty debetowej. 
5. Opłaty za korzystanie z kredytu w rachunku bieżącym oraz za inne usługi dodatkowe, takie jak skrytki bankowe czy ekstra ubezpieczenia.

Przed podjęciem decyzji o wyborze konta firmowego warto sprawdzić, czy nie trafimy na czasowe promocje za utworzenie odrębnego rachunku firmowego. Może się bowiem zdarzyć, że otrzymamy kilkuset złotową premię od banku, jeśli zdecydujemy się na jego usługi oraz spełnimy określone w regulaminie warunki. 

Nie przegap

25 kwietnia 2024 • Konta osobiste

Do 490 zł premii z Kontem Otwartym na Ciebie Banku BNP Paribas

Zostało 154 dni

23 kwietnia 2024 • Konta osobiste

CitiKonto w promocji z premią 270 zł i walizką podróżną

Zostało 19 dni

Przeczytaj też: Największe banki w Polsce

Przeczytaj też: Jak wypłacić pieniądze z bankomatu?