Biała lista kont, a działalność gospodarcza. Dlaczego warto założyć konto firmowe?

W połowie 2019 roku rząd wprowadził obowiązek weryfikacji, czy nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. W tym celu wprowadzono tzn. białą listę podatników VAT, czyli miejsce, w którym można sprawdzić, czy ktoś wywiązuje się z płatności podatku od towarów i usług. Dlaczego to jest takie ważne?

Postaramy się odpowiedzieć na pytania, kto ma obowiązek wpisania się na tę listę, jak to zrobić i czy coś grozi za brak dopełnienia obowiązku weryfikacji. A także czy są jakieś plusy tego rozwiązania.

Czym jest biała lista kont bankowych?

Jest to w największym skrócie, wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT. Biała lista pozwala na:

• sprawdzenie czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT;
• sprawdzenie powodu dlaczego kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT;
• potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na jaki powinno się zapłacić kontrahentowi.

Dla nas w przypadku białej listy podatników najbardziej nas będzie obchodzić konto bankowe.

Jak sprawdzić, czy numer konta bankowego jest na białej liście?

Nie jest to trudne. Wyszukiwarkę możemy znaleźć na stronie rządowej. Możemy tam za darmo wyszukać podmioty kierując się ich numerem konta, NIP-em, REGON-em lub nazwą firmy. System zawiera też API, który umożliwia integrację systemu z naszym systemem informatycznym, by sprawdzić status podatnika VAT.

Jakie ryzyko wiąże się z ignorowaniem wykazu podatników VAT? Co zrobić gdy nie ma kontrahenta na białej liście?

Biała lista podatników VAT jest ściśle powiązana z regułą prawną, która weszła w życie w 2020 roku, a mianowicie split payment. Dotyczy to każdego przedsiębiorcy, który opłaca fakturę od czynnego podatnika VAT w wysokości przekraczającej 15 tys. zł. Jeżeli dokona on przelew na numer rachunku bankowego nie znajdujący się na białej liście podatników VAT będzie się to wiązało z dwoma przykrościami.

Po pierwsze nie będzie mógł on zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli to uczyni to ryzykuje wyrzucenie takiego kosztu podczas najbliższej kontroli Urzędu Skarbowego.

Po drugie, co gorsze, nabywca usługi lub produktu ponosi solidarną odpowiedzialność w przypadku, gdyby jego kontrahent nie zapłacił podatku VAT. Co może oznaczać z kolei wizytę Urzędu Skarbowego w firmie w przypadku, gdy wystawcy faktury nie dopełnią tego obowiązku.

Co, gdy dokonamy wpłaty na konto spoza białej listy podatników VAT?

Jest mała furtka. Po dokonaniu takiego przelewu, mamy jeszcze siedem dni na skierowanie wniosku (na formularzu ZAW-NR) do naczelnika urzędu skarbowego. Co ważne musi być on właściwy dla podatnika, który dokonał należności. I można to oczywiście zrobić w formie on-line.

Co ciekawe, zawiadomienie można złożyć:

• za siebie,
• za inną osobę fizyczną,
• za inny podmiot, który nie jest osobą fizyczną.

Uwalnia on od odpowiedzialności solidarnej za ewentualnie niezapłacony podatek VAT. Oraz umożliwia zaksięgowanie wydatku jako koszt względem podatku PIT i CIT.

Kiedy konto musi być na białej liście?

Jak już wspomnieliśmy, od 1 stycznia 2020 roku przedsiębiorcy przekazujący kwoty powyżej 15 tys. złotych nie mogą przekazywać pieniędzy na inny rachunek bankowy, niż ten, który widnieje w wykazie podatników VAT. Ma to praktyczne zastosowanie w nawiązywaniu kooperacji z innymi firmami.

Jak sama nazwa wskazuje, obowiązek ten dotyczy podmiotów, które są płatnikami VAT. W polskim prawie istnieje zasada, że można nim być w każdej chwili, gdy zdecydujemy się na taką formę rozliczania, ale w pewnych przypadkach nie musimy. Przywilejem jest to, że możemy odliczać zapłacony podatek VAT od zakupionych towarów i usług, minusem jest to, że musimy go doliczać do własnych produktów, które sprzedajemy.

Zwolnionymi z tego obowiązku i jednocześnie z obowiązku weryfikacji, są podatnicy, których przychód roczny zawiera się poniżej 200 tys. zł lub prowadzoną działalnością gospodarczą są zwolnieni podmiotowo. Czyli dokonują sprzedaży jedynie towarów i usług zwolnionych z podatku VAT. W praktyce, część firm nie chce współpracować z podmiotami, które nie mają statusu „czynny podatnik VAT”.

Jak wpisać konto firmowe na białą listę?

Co dość istotne, przedsiębiorca nie musi nic robić, by znaleźć się na wspomnianej liście. Informacje, które są zawarte w rejestrze pobierane są automatycznie z publicznych baz danych.

Należy jednak zadbać by właśnie w bazach KRS/CEiDG numer rachunku bankowego był aktualny. Rachunki rozliczeniowe są pobierane właśnie stamtąd. W przypadku jakichkolwiek problemów, pierwszym kierunkiem powinny być ww. rejestry i sprawdzenie ich aktualności.

Co zrobić, gdy rachunek bankowy kontrahenta nie znajduje się na białej liście rejestru VAT

Weryfikacja kontrahenta to dziś kolejny obowiązek, który wiąże się z prowadzeniem działalności gospodarczej. Wykaz podatników VAT jest jawny, ale należy poświęcić kolejne kilka minut, by go regularnie sprawdzać. Należy wziąć pod uwagę, że może się okazać, że nasz wystawca kolejnej faktury został z biegiem czasu z jakichś powodów wykreślony z tego rejestru.

A przypadku nieobecności w owym spisie najprościej jest zweryfikować numery firmowych rachunków bankowych u źródła. Rachunek kontrahenta powinien byś umieszczony na białej liście podatników. Gdy tak się nie dzieje, należy jeszcze raz zweryfikować jego dane. Podatnik VAT czynny nie powinien mieć żadnych oporów przed przekazaniem nam poprawnego numeru rachunku.

Nie przegap

21 listopada 2024 • Konta osobiste

650 zł za Konto Millennium 360º w promocji Banku Millenium.

Zostało 69 dni

18 listopada 2024 • Konta osobiste

Ponownie do 700 zł z Kontem Otwartym na Ciebie Banku BNP Paribas +400 zł w Bezcennych Chwilach

Zostało 22 dni

Przeczytaj też: Bilety komunikacji miejskiej i parkingowe w aplikacji mobilnej?

Przeczytaj też: Karta kredytowa: czym jest i jak z niej korzystać?